Politica de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
BIIOSMART S.A.S.
BIIOSMART S.A.S., es una sociedad comercial, constituida como persona jurídica de carácter mercantil.
En cumplimiento de los deberes legales establecidos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, la sociedad BIIOSMART S.A.S., con NIT 900619237-1 es la entidad “Responsable” del tratamiento de datos personales y pone en conocimiento de todas las personas cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento por parte del Responsable (los “Titulares”), obtenidos a través de cualquier medio -incluida la página web (la Plataforma)- la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”).
La presente Política de protección Datos Personales, en la cual se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que, en el desarrollo de sus funciones propias como empresa de comercialización de bienes y servicios, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
BIIOSMART S.A.S. es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, el presente documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con BIIOSMART S.A.S., contribuyendo al correcto conocimiento y garantía del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y para que esta Política pueda ser utilizada en diferentes ámbitos de aplicación.

1. OBJETO

La finalidad de la Política es informar a los Titulares acerca de los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por el responsable para hacer efectivos esos derechos e, igualmente, sobre el alcance y la finalidad que tendrá el Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales, cuando los Titulares otorguen Autorización expresa, previa e informada al Responsable.


2. DEFINICIONES

Las expresiones utilizadas en esta Política y redactadas con mayúscula inicial, tendrán el significado que les otorguen las normas vigentes en la materia, o en caso de duda, el significado que la jurisprudencia aplicable precise. Para brindar mayor claridad a los Titulares, en el Glosario incluido en el último capítulo de la Política, se reproducen las definiciones legales de los conceptos aquí utilizados.

3. PRINCIPIOS

El Responsable realizará el Tratamiento sobre la base de los principios de legalidad en materia de tratamiento, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES GENERALES AL INTERIOR DE LA SOCIEDAD.
BIIOSMART S.A.S. cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la sociedad, encargada de la gestión y protección de datos personales. La administración, control y seguimiento del proceso se encuentran a cargo de las áreas de Operaciones y Tecnología.
5. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES.
Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de BIIOSMART S.A.S., serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a BIIOSMART S.A.S., por terceros.
Para las finalidades descritas a continuación, BIIOSMART S.A.S. podrá: Recoger, transmitir, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir y custodiar los datos personales de los Titulares, como responsable, encargándose directamente del tratamiento de estos. En caso de compartir o transferir datos, con la previa autorización por parte del usuario, el responsable del tratamiento de los Datos Personales, será ese tercero al cual se ha transferido o compartido los Datos Personales, y Biiosmart no será responsable de la conducta de ése tercero frente al tratamiento.
5.1. Datos objeto de Tratamiento

El Responsable hará el Tratamiento de los Datos Personales e información de los Titulares, tales como datos de naturaleza pública, Datos Personales, información de contacto de cualquier índole incluyendo el correo electrónico; direcciones de protocolo de internet (IP) y datos de ubicación; información de evento del dispositivo del Titular incluyendo actividad del sistema, configuración de hardware, tipo de navegador, idioma del navegador, fecha y hora de las solicitudes, URL de referencia, cookies, entre otros requeridos para el adecuado funcionamiento de la Plataforma; números únicos de aplicación e información acerca de la instalación de la Plataforma en los dispositivos, incluyendo su sistema operativo y número de versión; almacenamiento web del navegador (incluido HTML5) y memorias caché de datos de la aplicación, y en general, cualquier otro dato de navegación que se genere o sea requerido para el uso y funcionamiento de la Plataforma.

El Responsable también realizará el Tratamiento de Datos Sensibles, lo cual deberá ser de plena y expresa aceptación por parte del Titular. La Plataforma, al momento de solicitar datos sensibles (en caso de requerirlos), informará al Titular de su derecho a negarse a suministrar dichos datos y a las finalidades de su Tratamiento, y en todo caso, el suministro de Datos Sensibles será optativo para el Titular.



5.2. Finalidades del tratamiento de datos personales

BIIOSMART S.A.S. usará los datos personales del Titular con las siguientes finalidades:

- Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con la sociedad BIIOSMART S.A.S., comercio electrónico y ventas a través de ventas a distancia.
- Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción.
- Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.
- Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
- Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
- Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
- Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
- Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de BIIOSMART S.A.S. que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
- Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.
- La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
- La ejecución de procesos y procedimientos contables.
- La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por BIIOSMART S.A.S.
- Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
- La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de Información personal.
- El cumplimiento de obligaciones legales por parte de BIIOSMART S.A.S. entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias controladas; la interposición de denuncias en calidad de víctima; la reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al Consumidor; la celebración de contratos de transacción para precaver litigios, entre otros.
- Para hacer el envío de correos electrónicos y mensajes de texto sobre información y publicidad; Hacer contacto telefónico; entregar correspondencia, catálogos y productos.
- Realizar actividades administrativas, promocionales, informativas, así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad y/o cualquier objeto lícito comercial actualmente conocido o por conocerse.
- Dar cumplimiento a los contratos suscritos por el Responsable, cuando en ellos se establezca una obligación a cargo del Responsable de Transmitir o Transferir los Datos Personales y/o información objeto del Tratamiento conforme a esta Política, o cuando dicha Transferencia o Transmisión sea necesaria para el adecuado cumplimiento del objeto y finalidades de dichos contratos. También, estará autorizado el Responsable para realizar la transmisión de Datos Personales e información a sus contratistas y subcontratistas.
- Incluir información en catálogos, guías o directorios de servicios relacionados con el sector comercial.
- Compartir con aliados del sector comercial los datos requeridos para generar boletines de información acerca del mismo.
- Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes.

5.3. Confidencialidad

Todas las personas autorizadas por el Responsable para intervenir en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

El Responsable podrá solicitar al Titular su autorización expresa para transferir sus Datos Personales e información a terceros con el fin de mejorar su experiencia de servicio. El Responsable, bajo ninguna circunstancia, venderá los Datos Personales e información recolectada con fines de mercadotecnia u ofertas de productos o servicios.
5.4. Transferencia de Datos a Terceros Países

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley autorice lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasferir sus datos personales. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien BIIOSMART S.A.S., tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.
5.5. Manejo de datos sensibles
BIIOSMART S.A.S. no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

5.5.1. Casos en los que no se requiere Autorización para el Tratamiento

• Cuando así lo requiera una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones, o por orden judicial;
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública;
• En casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del Tratamiento, para todos los efectos previstos en esta Política y en la legislación vigente, es el siguiente:

• Razón social: BIIOSMART S.A.S.
• NIT: 900.619.237-1
• Domicilio: Calle 93 a # 13-24 Oficina 202
• Correo electrónico: servicioalcliente@biiosmart.com
• Línea de contacto: +571 5284080
• Bogotá, Colombia.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de BIIOSMART S.A.S., tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios:
a) Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Abstenerse de responder preguntas sobre Datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre Datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a BIIOSMART S.A.S. salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
d) Conocer la dependencia o la persona que atenderá quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud relacionada con sus Datos Personales.
e) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por BIIOSMART S.A.S., previa solicitud;
f) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de Datos Personales.
g) Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de BIIOSMART S.A.S., y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral 7 de la presente Política.
h) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo Tratamiento del responsable, para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga.
i) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
j) Tener fácil acceso al texto de esta Política y a cualquiera de sus modificaciones.
k) Conocer, de manera previa y eficiente, las modificaciones a los términos de esta Política, cuando a ello haya lugar.

8. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
BIIOSMART S.A.S., garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

8.1. Reclamos

Para esto, el Titular deberá realizar el siguiente procedimiento:

• Presentar la solicitud a través de correo electrónico servicioalcliente@biiosmart.com u oficio, con asunto "RECLAMO DE DATOS PERSONALES", acompañado de los documentos y demás información que se pretenda hacer valer. El Responsable podrá pedir aclaraciones o documentos adicionales, en caso de encontrarse incompleta la solicitud, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. El Titular tendrá hasta dos (2) meses a partir de la fecha del requerimiento para subsanar la información requerida, tiempo tras el cual el reclamo se entenderá desistido.
• El Responsable incluirá en su base de datos una leyenda que diga "Reclamo en Trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles a partir de la recepción del reclamo, y dicha leyenda se conservará hasta tanto no se resuelva la solicitud, para lo cual el Responsable tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir de su recepción completa.
• En caso de que no sea posible responder la solicitud en el término anterior, el Responsable le informará los motivos de demora y el tiempo en que será resuelta la consulta, sin que esta exceda ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del primer término de quince (15) días hábiles.
8.2. Consulta
La solicitud de consulta, corrección, actualización y/o supresión debe ser presentada a través del medio ya mencionado y habilitado por BIIOSMART S.A.S. y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre, domicilio del Titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
b) Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud.

Los datos que BIIOSMART S.A.S recolecta son mediante los siguientes metodos:

8.3. Supresión De Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a BIIOSMART S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total, parcial ó inactivación de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BIIOSMART S.A.S., el Titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un proceso transaccional en nuestras bases de datos.
c) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
d) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, BIIOSMART S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la sociedad por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.
La dependencia responsable de atender las solicitudes por parte de los clientes, en ejercicio de los derechos que ostenta, será la XXXXXXXXXX o quien haga sus veces, esta dependencia recibirá, procesará y canalizará las solicitudes que reciba Biiosmart S.A.S., y las asignará a la dependencia correspondiente al tema, la cual brindará respuesta en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente sobre protección de datos personales.


8.4. Reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia

EL Titular o sus causahabientes podrán interponer reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia una vez se haya culminado el trámite de consulta o reclamo relacionado con sus datos ante el Responsable y esta no haya sido resuelta satisfactoriamente.

9. POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
Las bases de datos bajo tratamiento por parte de BIIOSMART S.A.S. son las consagradas en el XXXXXXXXXXXXXXXXX y estarán vigentes durante toda la duración del objeto social de la empresa.
9.1. Vigencia de la Política

Esta Política entra en vigencia a partir de su publicación en la Plataforma, la cual será informada a los Titulares, y podrá ser actualizada de acuerdo con nueva normatividad que así lo exija.

El Responsable del Tratamiento se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, de lo cual se notificará a los usuarios de esta página. En el caso de que el Titular esté en desacuerdo con alguna de las modificaciones realizadas a este documento, el Usuario deberá cesar el uso de este portal y podrá solicitar al Responsable de Tratamiento que elimine sus Datos Personales.

10. Glosario.